【青色申告】領収書は必要ない?

個人事業主の方であれば、仕入や経費の支払いを行ったら、青色申告を行うために仕訳をしますね。その時に支払ったことを証明する「領収書」ですが、いざ事業を始めてみると、とりわけ対個人の取引では、発行されなケースが多いことに気が付きました。

私は、個人事業主であると同時に、会社勤めもしいていますが、会社では特に経費で落とすようなモノを購入した場合は、必ず会社名義で領収書を発行してもらっています。今までの勤め先では例外なくそう処理していたので、てっきり領収書はマストだと思っていました。

でも、実際には、領収書に限らず、何らかの方法で支払ったことが証明できれば、それで問題ないようですね。

銀行振込であれば利用明細票・通帳でOK

個人的な経験として、フリーランスの方に何かしら業務を依頼した場合、領収書が発行されないケースが少なくありません。

当初は、領収書が発行されないと、仕入や経費として仕訳ができないと悩んでいました。しかし、銀行振込で支払いを行っているのなら、その際発行される「ご利用明細票」(振込明細)が領収書の代わりになると知って、安心しました。

なお、利用明細表(振込明細)は、店頭やATMで振り込んだ場合にしか発行されず、インターネット・バンキングで振り込んだ場合は、手元に書面の証明資料が残りません。ですが、心配ご無用。そんなときは、該当取引がしっかりと記録されている通帳があれば大丈夫です。

記帳はこまめに

個人事業主として確実に青色申告を行うためには、口座と帳簿の突合せが必要になってきます。そこで必要となるのは、しっかりと「入出金記録が残っている」通帳です。そのためにも「こまめな」記帳が大切です。

記帳は、一定期間、一定件数怠ってしまうと合算されてしまい(合計記帳)、個々の入出金の詳細がわからなくなってしまいます。合算されてしまった入出金は、銀行に合計記帳明細の発行を依頼すれば送ってくれますが、割と手間がかかる上に、余計な証明資料が増えてしまいます。

そのため、口座と帳簿を突き合わせるためにも、支払いの証拠とするためにも、記帳はこまめに行うのが鉄則と考えたほうが良いでしょう。

なお、金融機関によっては、直接窓口に申し込むことで、記帳を合算しないように設定することができるようです。

納品書や請求書では証拠にならない?

もし、支払った証拠として領収書がなければ、銀行の利用明細票(振込明細)や記録が残っている通帳があればOKですが、それでは納品書や請求書ではどうでしょうか。

納品書や請求書を受け取ったら、通常であれば債務が生じていると解釈できます。しかし、債務が生じたからといって、必ずしもその債務を履行、つまり請求されている金額をしっかりと支払っているとは限りません。ひょっとしたら踏み倒しているかもしれませんしね。

そのため、受け取った納品書や請求書は、領収書の代わりにならないおそれがあるという見解が一般的なようです。

現金で支払った場合は?

では、現金で支払った場合はどうでしょうか。この場合は、基本的に領収書を確実にもらっておくのが無難だと思います。

冒頭でも触れましたが、私は一会社員として、経費で落とすためにモノを買う場合は、必ず領収書の発行を依頼していましたが、これは銀行の利用明細表(振込明細)が発行されるわけでもなく、当然通帳に記録が残るわけでもないからです。

では、この場合、領収書がなければ仕訳することができないかと言うと、そういうわけではありません。オーソドックスな手段として、出金伝票を作成して、領収書に代えることができます。

出金伝票を作成するにあたっては、支払額や支払日、支払目的(購入物)、支払先など、詳細に記入する必要があります。私のような小規模な個人事業主にとっては、出金伝票を作成する事務作業ですら負担になるので、なるべくなら避けたいところです。

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