小規模個人事業主のデータ管理

副業を始めた当初、まだ個人事業主として開業していなかったので、納品物や仕入物、請求書、資料集などのデータは、その都度パソコンの中に割と適当に保存していました(もちろん、ウイルス対策や漏洩対策は取った上で)。幸い、全てデータでのやり取りなので、現物管理の手間はなかったのですが、それでもパソコンの中が次第にゴチャゴチャになってくる実感がありました。

多かったのが、仕事を請け負ったり、発注したりするごとに「顧客名+案件の概要」または「仕入先+案件の概要」という名称のフォルダを作って、関連データを全て突っ込む方法。例えば「◯◯社 契約書翻訳」フォルダを作って、原文、納品した訳文、構築した単語帳、その案件に対する請求書をまとめて保存するといった具合です。

しかし、こんな恣意的な管理を続けていくうちに、やはり色々と不都合を感じるようになりました。

まず、数が増えてくると、どれがなんのフォルダだったかパッとわからないこと。過去の納品物を参考にしようと思っても、なかなかすぐに見つけ出せなくて困りました。

そして、個人事業主として開業し、青色申告を始めてからは、それぞれのデータがいつの確定申告分なのか、当年に仕分けしなければならないのか、簡単に判別つかなくなったことに危機感を覚えました。

データはまず事業年度(会計年度)ごとに管理する

個人事業主の事業年度(会計年度)は1月1日~12月31日。要するに暦年に従って、その年ごとに仕分けすることになりますね。

そのため、2017年分として仕分けするデータは「2017年」というフォルダを作って、そこに放り込むようにしました。同様に、2018年分として仕分けするデータは「2018年」フォルダを作成し、その中に保存して管理しています。

年を跨ぐ案件は、いわゆる発生主義に従って管理しています。例えば、2017年末に受注し、2018年に納品した場合には「2018年」フォルダ行き。同様に、2017年に仕入発注し、2018年に納品された場合は「2018年」フォルダ行きといった具合です。

要するに、完全に年度ごとの仕分けと対応するフォルダを作るということですね。

まずは大分類として、このように事業年度ごとに分けるのがベターだと思いました。

事業年度フォルダの中で管理するには

事業年度ごとに分けた後は、いろいろなパターンが考えられるかと思います。

私の場合は、その事業年度フォルダの下部ファルダとして、「納品」「請求書」「領収書」と中分類フォルダを作っています。

さらに、「納品」フォルダでは、「納品日+顧客名」という小分類フォルダを作り、それぞれ該当のデータを保存しています。フォルダ名の先頭に納品日を入れることで、自動的に時系列に並べることができるし、帳簿と照合するときに一目瞭然になるんです(納品日=売掛発生日)。

もちろん、受注番号や納品書番号などで管理しているようであれば、それぞれの番号名のフォルダを作って管理するのも良いですね。

ただ、仕入れデータの管理は、どうするのが合理的なのか、自分自身ではまだ答えが出ていません。

事業年度フォルダ内に「納品」「請求書」「領収書」と並んで「仕入」フォルダを作るのも一手だと思いますが、これだとその仕入がどの納品に対するものなのか、把握しづらくなります。

また、該当する「納品日+顧客名」フォルダに一緒に保存してしまうのもありだとは思いますが、こうすると仕入データを一元管理するのに不都合です。

帳簿との照合という意味では、前者の方が都合が良さそうですね。

事業年度フォルダに含めないもの

個々の案件に対してのみではなく、その顧客の一連の案件に対して継続的に使用するデータは、基本的に事業年度フォルダには入れないようにしています。

例えば、私の場合では、翻訳に使用する単語帳が該当します。単語帳は、翻訳するごとに更新し、かつその顧客の一連の案件に対して継続的に使用するので、年単位で分けると都合が悪いのです。また、単語帳はただの資料であって、仕分けに影響を与えるものではないので、やはり事業年度で分ける必要がないんです。

個人事業主として仕事を始める前、副業収入を雑所得として申告していたころは、さほど仕事量も多くなかったし、求められる仕分けのレベルも低かったので、その都度に恣意的に管理するだけでも特段問題はありませんでした。しかし、請け負う案件が増え、事業所得として青色申告するようになった今では、相応にしっかりとしたデータ管理が必要になりました。

おそらく、同じように開業された方、あるいは青色申告を始めたばかりの方なら、同じようなデータ管理上の問題を抱えているのではないでしょうか。事業データがまだ少ないうちに管理のフレームを作っておいた方が、後々が楽ですよ!

また、データはパソコン内に保存するのが一般的かと思いますが、最近ではクラウドもだいぶ便利になってきました。複数の端末で仕事をしたり、家の内外で仕事をしたりするような方なら、クラウド上でのデータ管理が大いに役立ちますね。さらに、クラウド上でデータを同期することで、バックアップの手間もだいぶ省けるのではないでしょうか。

私も、セキュリティに問題のない範囲でクラウドを活用していこうと思っています。

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